Vad gör vi när en kund kräver DoC och teknisk specifikation med kort varsel?

Sortera förfrågan efter artikel och roll, hämta underlaget från en strukturerad källa, kontrollera att ingående dokumentation är komplett och spara svaret så att det kan återanvändas.

Är vi skyldiga att utfärda en DoC åt våra kunder?

Det beror på er roll i värdekedjan. Ansvaret för DoC ligger på tillverkaren i PPWR:s mening, men kunder kan ställa krav på underlag oavsett. Fastställ rollen per artikel.

Hur undviker vi att svara olika till olika kunder?

Genom att samla underlaget strukturerat per artikel och versionshantera det, så att alla svar bygger på samma källa.

När kunden kräver förpackningsdata: så svarar ni snabbt, korrekt och utan Excel-jakt

Kraven kommer från kunden, inte från lagen

För många företag är det första PPWR-kravet inte en paragraf. Det är ett mejl från en kund, en varumärkesägare, en kedja eller en upphandling: ”Skicka er deklaration om överensstämmelse och teknisk specifikation för artikel X, senast fredag.”

Tre situationer är särskilt vanliga:

Private label- och kontraktstillverkare som levererar åt varumärkeskunder som själva ska stå för sin DoC.
Tillverkare som säljer till kedjor i flera länder, där kedjan har egna krav på märkning och dokumentation.
Leverantörer som vunnit eller deltar i offentliga upphandlingar och måste visa upp underlag i anbudet. Se klimatdata i offentlig upphandling.

I alla tre fallen är det någon annan som sätter tempot.

Varför det blir stressigt

Underlaget finns hos era leverantörer, inte hos er.
Samma fråga kommer från fem kunder i fem olika format.
Ingen vet vilken version av dokumentet som gäller.
Svaret byggs från grunden varje gång.

Ett svar som kan återanvändas: fyra steg

1. Sortera förfrågan. Vilken artikel, vilken roll, vilket dokument efterfrågas?
2. Hämta från en källa. Underlaget ska ligga strukturerat per artikel, inte spridet i inkorgar.
3. Kontrollera innan ni skickar. Är ingående underlag komplett? Stämmer artikelnumren?
4. Spara svaret. Nästa kund som frågar får samma underlag, uppdaterat vid behov.

Det här gör skillnad i praktiken

Spärr mot ofullständiga svar. I CO2checks PPWR-portal genereras inte utgående DoC om ingående dokumentation saknas.
Två utdata. DoC och teknisk specifikation, i standard- eller avancerat format.
Leverantörerna gör jobbet vid källan. De laddar själva upp sina dokument per artikel.
Flaggning av luckor. Ni ser direkt vilka artikelnummer som inte hittas.

Christer Nöjd AB beskriver att det gör att de kan ”leverera korrekt dokumentation till våra kunder”. Läs kundcaset.

Nästa steg

Ta den senaste kundförfrågan ni fick och mät: hur lång tid tog det från mejl till svar, och hur många personer var inblandade? Det är ert nuläge och er business case. Se hur PPWR-lösningen fungerar.