Hvad er klimadata i offentlige udbud?
Klimadata er oplysninger, der beskriver drivhusgasudledninger fra eksempelvis en virksomhed, et produkt, en tjenesteydelse eller en leverance. I offentlige udbud kan sådanne oplysninger bruges til at besvare klimarelaterede spørgsmål og vise, hvordan en beregning er udført.
For leverandøren handler arbejdet om at knytte de rigtige data til det rigtige spørgsmål. For indkøberen handler det om at forstå, hvad oplysningerne omfatter, og om forskellige svar kan sammenlignes. En udledningsværdi uden oplysninger om afgrænsning, datakilder og metode er vanskelig at vurdere.
Denne guide fokuserer på det praktiske dataarbejde. Tag altid udgangspunkt i det aktuelle udbudsmateriale, når du afgør, hvilke oplysninger der skal indsendes.
Begynd med at forstå, hvad der efterspørges
Læs klimaspørgsmålene, før du begynder beregningen. Vedrører spørgsmålet hele virksomheden, et bestemt produkt eller den tjenesteydelse, der skal leveres? Handler det om historiske udledninger, estimerede udledninger fra leverancen eller planlagte reduktioner?
Opdel opgaven i en intern tjekliste:
- Beregningsobjekt: Hvad skal klimaberegningen beskrive?
- Afgrænsning: Hvilke aktiviteter og dele af leverandørkæden indgår?
- Periode: Hvilken tidsperiode gælder oplysningerne for?
- Enhed: Skal udledningerne angives samlet eller pr. leveret enhed?
- Metode: Efterspørges en bestemt beregningsmetode eller et bestemt format?
- Dokumentation: Hvilke datakilder og forklaringer skal vedlægges?
Hvis formuleringen er uklar, bør du bruge udbuddets spørgefunktion. Dokumentér svaret, så bæredygtighed, økonomi og den tilbudsansvarlige arbejder ud fra samme fortolkning.
Hvilke klimadata skal indsamles?
Datagrundlaget afhænger af, hvad der købes ind. For en transportydelse kan brændstof, kørte afstande og udført transportarbejde være relevante. For en vare kan det være nødvendigt at beskrive materialer, fremstilling og distribution. For en tjenesteydelse kan energi, rejser og indkøbte ressourcer indgå, afhængigt af afgrænsningen.
Almindelige interne kilder er fakturaer, økonomisystemer og ERP, energidata, rejsedokumentation og leverandøroplysninger. Supplér økonomiske transaktioner med fysiske mængder, hvor det er muligt, eksempelvis energiforbrug eller materialevægt.
Gem også oplysninger om, hvor dataene kommer fra, hvilken periode de gælder for, og hvem der er ansvarlig for dem. Det gør det lettere at besvare opfølgende spørgsmål og genbruge datagrundlaget i næste tilbud.
Aktivitetsdata og spenddata har forskellige funktioner
Aktivitetsbaserede klimaberegninger tager udgangspunkt i en fysisk aktivitet eller mængde, som knyttes til en relevant emissionsfaktor. Spendbaserede beregninger tager udgangspunkt i indkøbsbeløb og emissionsfaktorer for økonomiske kategorier.
Spenddata kan give et bredt billede, når mere detaljerede oplysninger mangler. Samtidig påvirkes datagrundlaget af priser og af, hvordan indkøbene klassificeres. Aktivitetsdata kan give en tættere kobling til det, der faktisk leveres, men skal også gennemgås med hensyn til relevans og kvalitet.
En hybridmetode kombinerer disse datatyper. Det gør det muligt at begynde med det tilgængelige datagrundlag og derefter forbedre særligt vigtige poster. Vær tydelig om, hvilke dele der bygger på hver metode. Præsenter ikke et groft skøn som en detaljeret produktberegning.
Skeln mellem virksomhedens udledninger og opgavens klimapåvirkning
Et klimaregnskab for hele virksomheden er ikke automatisk et svar på et spørgsmål om en enkelt leverance. Klimaberegninger for hele virksomheden og opgavespecifikke beregninger har forskellige afgrænsninger.
Hvis fælles udledninger fordeles på en opgave, skal fordelingsprincippet beskrives. Angiv, hvilke aktiviteter der fordeles, hvilket datagrundlag der bruges, og hvorfor fordelingen er relevant. Kontrollér også, at de samme udledninger ikke tælles med flere gange.
Et gennemarbejdet klimaregnskab kan give nyttige grunddata. Datagrundlaget skal dog stadig tilpasses spørgsmålet i tilbuddet. Det samme gælder leverandørkæden: Data for en leverandørs samlede virksomhed er ikke nødvendigvis repræsentative for den vare, du køber.
Gør klimadata sammenlignelige og sporbare
To udledningsværdier kan ikke sammenlignes meningsfuldt, blot fordi de udtrykkes i samme enhed. De kan omfatte forskellige aktiviteter, perioder eller dele af livscyklussen.
For dig, der udformer spørgsmål om klimadata, er det derfor værdifuldt at beskrive beregningsobjekt, afgrænsning og ønsket dokumentation tydeligt. For dig, der svarer, er det lige så vigtigt at redegøre for eventuelle afvigelser.
Et tydeligt beregningsgrundlag indeholder:
- Resultater og enheder.
- Datakilder og tidsperiode.
- Inkluderede og udeladte aktiviteter.
- Beregningsmetode og anvendte emissionsfaktorer.
- Antagelser, datamangler og usikkerheder.
- Ansvarlig person og versionsdato.
Sporbarhed betyder, at en oplysning kan føres tilbage til dokumentationen og forstås. Det er ikke det samme som, at beregningen er gennemgået af en uafhængig part.
Sådan organiserer du arbejdet før et tilbud
Lad den tilbudsansvarlige samle spørgsmålene og leveringsfristerne. Økonomi kan bidrage med transaktioner og fakturaer, indkøb med leverandørkontakter og den bæredygtighedsansvarlige med metode og kvalitetskontrol.
Indsaml derefter datagrundlaget, dokumentér manglerne, og prioritér supplerende oplysninger, der har betydning for svaret. Kontrollér klassificering, enheder, perioder og afgrænsninger, før resultatet føres ind i tilbuddet.
Foretag til sidst en særskilt kontrol i forhold til udbudsspørgsmålet: Har I svaret på det rigtige? Er de efterspurgte bilag med? Er antagelserne synlige? Gem den indsendte version sammen med beregningsgrundlaget, så senere ændringer ikke blandes sammen med tilbudssvaret.
Hvordan CO2check understøtter arbejdet
CO2check automatiserer indsamling af data fra fakturaer, ERP, energi, rejser og leverandører. AI-klassificering af transaktioner kombineres med en hybridmetode, der bruger både aktivitetsdata og spenddata.
Metodikken bygger på GHG Protocol og EXIOBASE. SBTi bruges til reduktionsmål. Hold beregnede udledninger adskilt fra fremtidige mål: Et mål viser en retning, ikke et resultat, der allerede er opnået.
For indkøb kan arbejde med udledninger i leverandørkæden give grundlag for at prioritere leverandørdialoger. For salg og tilbud er næste skridt at knytte klimaberegningerne til de spørgsmål, der faktisk stilles. Læs mere om klimadokumentation i udbud.
Et godt tilbud begynder altså ikke med en overbevisende klimafrase. Det begynder med relevante data, tydelige afgrænsninger og et datagrundlag, der kan forklares.