Hva er klimadata i offentlige anskaffelser?
Klimadata er opplysninger som beskriver klimagassutslipp fra for eksempel en virksomhet, et produkt, en tjeneste eller en leveranse. I offentlige anskaffelser kan slike opplysninger brukes til å besvare klimarelaterte spørsmål og vise hvordan en beregning er utført.
For leverandøren handler arbeidet om å knytte riktige data til riktig spørsmål. For innkjøperen handler det om å forstå hva opplysningene omfatter, og om ulike svar kan sammenlignes. En utslippsverdi uten informasjon om avgrensning, datakilder og metode er vanskelig å vurdere.
Denne veiledningen fokuserer på det praktiske dataarbeidet. Ta alltid utgangspunkt i det aktuelle konkurransegrunnlaget når du avgjør hvilke opplysninger som skal leveres.
Begynn med å forstå hva som etterspørres
Les klimaspørsmålene før du begynner beregningen. Gjelder spørsmålet hele virksomheten, et bestemt produkt eller tjenesten som skal leveres? Gjelder det historiske utslipp, anslåtte utslipp fra leveransen eller planlagte reduksjoner?
Del opp oppgaven i en intern sjekkliste:
- Beregningsobjekt: Hva skal klimaberegningen beskrive?
- Avgrensning: Hvilke aktiviteter og deler av leverandørkjeden inngår?
- Periode: Hvilken tidsperiode gjelder opplysningene for?
- Enhet: Skal utslippene oppgis samlet eller per levert enhet?
- Metode: Etterspørres en bestemt beregningsmåte eller et bestemt format?
- Dokumentasjon: Hvilke datakilder og forklaringer må legges ved?
Hvis formuleringen er uklar, bør du bruke konkurransens spørsmålsfunksjon. Dokumenter svaret slik at bærekraft, økonomi og tilbudsansvarlig arbeider ut fra samme tolkning.
Hvilke klimadata må samles inn?
Datagrunnlaget avhenger av hva som kjøpes inn. For en transporttjeneste kan drivstoff, kjørelengder og utført transportarbeid være relevant. For en vare kan materialer, produksjon og distribusjon måtte beskrives. For en tjeneste kan energi, reiser og innkjøpte ressurser inngå, avhengig av avgrensningen.
Vanlige interne kilder er fakturaer, økonomisystemer og ERP, energidata, reisedokumentasjon og leverandøropplysninger. Suppler økonomiske transaksjoner med fysiske mengder der det er mulig, for eksempel energibruk eller materialvekt.
Ta også vare på informasjon om hvor opplysningene kommer fra, hvilken periode de gjelder for, og hvem som er ansvarlig for dem. Da blir det enklere å besvare oppfølgingsspørsmål og gjenbruke datagrunnlaget i neste tilbud.
Aktivitetsdata og kostnadsdata har ulike funksjoner
Aktivitetsbaserte klimaberegninger tar utgangspunkt i en fysisk aktivitet eller mengde som knyttes til en relevant utslippsfaktor. Kostnadsbaserte beregninger tar utgangspunkt i innkjøpsbeløp og utslippsfaktorer for økonomiske kategorier.
Kostnadsdata kan gi et bredt bilde når mer detaljerte opplysninger mangler. Samtidig påvirkes datagrunnlaget av priser og hvordan innkjøpene klassifiseres. Aktivitetsdata kan gi en tettere kobling til det som faktisk leveres, men må også vurderes med tanke på relevans og kvalitet.
En hybridmetode kombinerer disse datatypene. Det gjør det mulig å begynne med tilgjengelig datagrunnlag og deretter forbedre særlig viktige poster. Vær tydelig på hvilke deler som bygger på hver metode. Ikke presenter et grovt anslag som en detaljert produktberegning.
Skill virksomhetens utslipp fra oppdragets klimapåvirkning
Et klimaregnskap for hele virksomheten er ikke automatisk et svar på et spørsmål om en enkelt leveranse. Klimaberegninger for hele virksomheten og oppdragsspesifikke beregninger har ulike avgrensninger.
Hvis felles utslipp fordeles på et oppdrag, må fordelingsprinsippet beskrives. Oppgi hvilke aktiviteter som fordeles, hvilket datagrunnlag som brukes, og hvorfor fordelingen er relevant. Kontroller også at de samme utslippene ikke telles flere ganger.
Et gjennomarbeidet klimaregnskap kan gi nyttige grunndata. Datagrunnlaget må likevel tilpasses spørsmålet i tilbudet. Det samme gjelder leverandørkjeden: Data for en leverandørs samlede virksomhet er ikke nødvendigvis representative for varen du kjøper.
Gjør klimadata sammenlignbare og sporbare
To utslippsverdier kan ikke sammenlignes på en meningsfull måte bare fordi de uttrykkes i samme enhet. De kan omfatte ulike aktiviteter, perioder eller deler av livsløpet.
For deg som utformer spørsmål om klimadata, er det derfor verdifullt å beskrive beregningsobjekt, avgrensning og ønsket dokumentasjon tydelig. For deg som svarer, er det like viktig å oppgi eventuelle avvik.
Et tydelig beregningsgrunnlag inneholder:
- Resultater og enheter.
- Datakilder og tidsperiode.
- Inkluderte og utelatte aktiviteter.
- Beregningsmetode og benyttede utslippsfaktorer.
- Antakelser, datamangler og usikkerheter.
- Ansvarlig person og versjonsdato.
Sporbarhet betyr at en opplysning kan spores tilbake til grunnlaget og forstås. Det er ikke det samme som at beregningen er gjennomgått av en uavhengig part.
Slik organiserer du arbeidet før et tilbud
La tilbudsansvarlig sammenstille spørsmålene og leveringsfristene. Økonomi kan bidra med transaksjoner og fakturaer, innkjøp med leverandørkontakter og bærekraftsansvarlig med metode og kvalitetskontroll.
Samle deretter datagrunnlaget, dokumenter manglene og prioriter supplerende opplysninger som har betydning for svaret. Kontroller klassifisering, enheter, perioder og avgrensninger før resultatet føres inn i tilbudet.
Gjør til slutt en egen kontroll opp mot spørsmålet i konkurransegrunnlaget: Har dere svart på det riktige? Er de etterspurte vedleggene med? Er antakelsene synlige? Lagre den innsendte versjonen sammen med beregningsgrunnlaget slik at senere endringer ikke blandes sammen med tilbudssvaret.
Hvordan CO2check støtter arbeidet
CO2check automatiserer innsamling av data fra fakturaer, ERP, energi, reiser og leverandører. KI-klassifisering av transaksjoner kombineres med en hybridmetode som bruker både aktivitetsdata og kostnadsdata.
Metodikken bygger på GHG Protocol og EXIOBASE. SBTi brukes til reduksjonsmål. Hold beregnede utslipp atskilt fra fremtidige mål: Et mål viser en retning, ikke et resultat som allerede er oppnådd.
For innkjøp kan arbeid med utslipp i leverandørkjeden gi grunnlag for å prioritere leverandørdialoger. For salg og tilbud er neste steg å knytte klimaberegningene til spørsmålene som faktisk stilles. Les mer om klimadokumentasjon i anskaffelser.
Et godt tilbud begynner altså ikke med en overbevisende klimafrase. Det begynner med relevante data, tydelige avgrensninger og et datagrunnlag som kan forklares.