Mitä ilmastotiedot tarkoittavat julkisissa hankinnoissa?
Ilmastotiedot kuvaavat esimerkiksi organisaation, tuotteen, palvelun tai toimituksen kasvihuonekaasupäästöjä. Julkisissa hankinnoissa näillä tiedoilla voidaan vastata ilmastoon liittyviin kysymyksiin ja osoittaa, miten laskenta on tehty.
Toimittajan tehtävänä on yhdistää oikeat tiedot oikeaan kysymykseen. Ostajan tehtävänä on ymmärtää, mitä tiedot kattavat ja voidaanko eri vastauksia vertailla. Päästöarvoa on vaikea arvioida ilman tietoa rajauksista, tietolähteistä ja menetelmästä.
Tässä oppaassa keskitytään käytännön tietotyöhön. Määritä toimitettavat tiedot aina kyseisen hankinnan asiakirjojen perusteella.
Aloita selvittämällä, mitä pyydetään
Lue ilmastoon liittyvät kysymykset ennen laskennan aloittamista. Koskeeko kysymys koko yritystä, tiettyä tuotetta vai toimitettavaa palvelua? Koskeeko se aiempia päästöjä, toimituksen arvioituja päästöjä vai suunniteltuja vähennyksiä?
Jaa tehtävä sisäiseksi tarkistuslistaksi:
- Laskennan kohde: Mitä ilmastolaskennan tulee kuvata?
- Rajaus: Mitkä toiminnot ja toimitusketjun osat sisältyvät laskentaan?
- Ajanjakso: Mitä ajanjaksoa tiedot koskevat?
- Yksikkö: Ilmoitetaanko päästöt kokonaismääränä vai toimitettua yksikköä kohti?
- Menetelmä: Pyydetäänkö tiettyä laskentatapaa tai esitysmuotoa?
- Tausta-aineisto: Mitkä tietolähteet ja selitykset on liitettävä mukaan?
Jos sanamuoto on epäselvä, käytä hankinnan kysymystoimintoa. Dokumentoi vastaus, jotta vastuullisuudesta, taloudesta ja tarjouksesta vastaavat työskentelevät saman tulkinnan pohjalta.
Mitä ilmastotietoja on kerättävä?
Tarvittavat lähtötiedot riippuvat siitä, mitä hankitaan. Kuljetuspalvelussa olennaisia voivat olla polttoaine, ajomatkat ja toteutunut kuljetussuorite. Tavaran osalta voi olla tarpeen kuvata materiaalit, valmistus ja jakelu. Palvelussa mukaan voivat sisältyä energia, matkat ja hankitut resurssit rajauksesta riippuen.
Tavallisia sisäisiä lähteitä ovat laskut, taloushallinto- ja ERP-järjestelmät, energiatiedot, matka-aineistot ja toimittajatiedot. Täydennä taloustapahtumia mahdollisuuksien mukaan fyysisillä määrillä, kuten energiankulutuksella tai materiaalin painolla.
Tallenna myös tieto siitä, mistä kukin tieto on peräisin, mitä ajanjaksoa se koskee ja kuka siitä vastaa. Näin jatkokysymyksiin on helpompi vastata ja lähtötietoja voidaan käyttää uudelleen seuraavassa tarjouksessa.
Aktiviteettitiedot ja rahamääräiset tiedot palvelevat eri tarkoituksia
Aktiviteettiperusteinen ilmastolaskenta perustuu fyysiseen toimintaan tai määrään, joka yhdistetään soveltuvaan päästökertoimeen. Rahamääräinen laskenta perustuu ostosummiin ja taloudellisten luokkien päästökertoimiin.
Rahamääräiset tiedot voivat antaa laajan yleiskuvan, kun tarkempia tietoja ei ole saatavilla. Samalla lähtötietoihin vaikuttavat hinnat ja ostojen luokittelu. Aktiviteettitiedot voivat kytkeytyä tiiviimmin siihen, mitä todella toimitetaan, mutta myös niiden olennaisuus ja laatu on tarkistettava.
Hybridimenetelmä yhdistää nämä tietotyypit. Sen avulla voidaan aloittaa saatavilla olevista lähtötiedoista ja parantaa sitten erityisen tärkeitä eriä. Kerro selkeästi, mitkä osat perustuvat kuhunkin menetelmään. Älä esitä karkeaa arviota yksityiskohtaisena tuotekohtaisena laskelmana.
Erota yrityksen päästöt toimeksiannon ilmastovaikutuksista
Koko organisaation kasvihuonekaasuinventaario ei automaattisesti vastaa yksittäistä toimitusta koskevaan kysymykseen. Koko yrityksen ilmastolaskennassa ja toimeksiantokohtaisessa laskennassa käytetään erilaisia rajauksia.
Jos yhteisiä päästöjä kohdistetaan toimeksiantoon, kohdistamisperiaate on kuvattava. Ilmoita, mitkä toiminnot kohdistetaan, mitä lähtötietoja käytetään ja miksi kohdistaminen on tarkoituksenmukaista. Tarkista myös, ettei samoja päästöjä lasketa useaan kertaan.
Huolellisesti laadittu kasvihuonekaasuinventaario voi tarjota hyödyllisiä perustietoja. Lähtötiedot on silti mukautettava tarjouksessa esitettyyn kysymykseen. Sama koskee toimitusketjua: toimittajan koko toimintaa koskevat tiedot eivät välttämättä edusta ostamaasi tavaraa.
Tee ilmastotiedoista vertailukelpoisia ja jäljitettäviä
Kahta päästöarvoa ei voida mielekkäästi vertailla vain siksi, että ne on ilmaistu samassa yksikössä. Ne voivat kattaa eri toimintoja, ajanjaksoja tai elinkaaren osia.
Jos laadit ilmastotietoja koskevia kysymyksiä, laskennan kohde, rajaus ja toivottu tausta-aineisto kannattaa siksi kuvata selkeästi. Jos vastaat kysymyksiin, on yhtä tärkeää tuoda esiin mahdolliset poikkeamat.
Selkeä laskentadokumentaatio sisältää:
- Tulokset ja yksiköt.
- Tietolähteet ja ajanjakson.
- Mukaan sisältyvät ja pois jätetyt toiminnot.
- Laskentamenetelmän ja käytetyt päästökertoimet.
- Oletukset, tietopuutteet ja epävarmuudet.
- Vastuuhenkilön ja version päivämäärän.
Jäljitettävyys tarkoittaa, että tieto voidaan jäljittää sen lähdeaineistoon ja ymmärtää. Se ei tarkoita samaa kuin se, että riippumaton taho olisi tarkastanut laskennan.
Näin organisoit työn ennen tarjousta
Anna tarjouksesta vastaavan koota kysymykset ja toimitusmääräajat. Taloushallinto voi toimittaa tapahtumat ja laskut, hankinta toimittajayhteydet ja vastuullisuudesta vastaava menetelmän ja laadunvalvonnan.
Kerää sen jälkeen lähtötiedot, dokumentoi puutteet ja priorisoi täydennykset, joilla on merkitystä vastaukselle. Tarkista luokittelu, yksiköt, ajanjaksot ja rajaukset ennen kuin siirrät tuloksen tarjoukseen.
Tee lopuksi erillinen tarkistus suhteessa hankinnassa esitettyyn kysymykseen: Oletteko vastanneet oikeaan asiaan? Ovatko pyydetyt liitteet mukana? Ovatko oletukset näkyvissä? Tallenna lähetetty versio yhdessä laskentadokumentaation kanssa, jotta myöhemmät muutokset eivät sekoitu tarjousvastaukseen.
Miten CO2check tukee työtä
CO2check automatisoi tietojen keräämisen laskuista, ERP-järjestelmistä, energiasta, matkoista ja toimittajilta. Tapahtumien tekoälyluokittelu yhdistetään hybridimenetelmään, joka hyödyntää sekä aktiviteettitietoja että rahamääräisiä tietoja.
Menetelmä perustuu GHG Protocoliin ja EXIOBASEen. SBTi:tä käytetään päästövähennystavoitteisiin. Pidä lasketut päästöt erillään tulevista tavoitteista: tavoite osoittaa suunnan, ei jo saavutettua tulosta.
Hankinnassa toimitusketjun päästöihin liittyvä työ voi tarjota tietopohjan toimittajakeskustelujen priorisointiin. Myynnissä ja tarjouksissa seuraava vaihe on yhdistää ilmastolaskelmat kysymyksiin, joita todella esitetään. Lue lisää ilmastoa koskevasta tausta-aineistosta hankinnoissa.
Hyvä tarjous ei siis ala vakuuttavasta ilmastolauseesta. Se alkaa olennaisista tiedoista, selkeistä rajauksista ja tausta-aineistosta, joka voidaan selittää.