Kravene kommer fra kunden, ikke fra loven
For mange virksomheder er det første PPWR-krav ikke en paragraf. Det er en mail fra en kunde, en varemærkeindehaver, en kæde eller i forbindelse med et udbud: ”Send jeres overensstemmelseserklæring og tekniske specifikation for artikel X senest fredag.”
Tre situationer er særligt almindelige:
- Private label- og kontraktproducenter, der leverer til varemærkekunder, som selv skal stå for deres DoC.
- Producenter, der sælger til kæder i flere lande, hvor kæden har egne krav til mærkning og dokumentation.
- Leverandører, der har vundet eller deltager i offentlige udbud, og som skal fremlægge dokumentation i tilbuddet. Se klimadata i offentlige udbud.
I alle tre tilfælde er det en anden, der sætter tempoet.
Hvorfor det bliver stressende
- Dokumentationsgrundlaget ligger hos jeres leverandører, ikke hos jer.
- Det samme spørgsmål kommer fra fem kunder i fem forskellige formater.
- Ingen ved, hvilken version af dokumentet der gælder.
- Svaret opbygges fra bunden hver gang.
Et svar, der kan genbruges: fire trin
1. Sortér forespørgslen. Hvilken artikel, hvilken rolle og hvilket dokument drejer den sig om?
2. Hent fra én kilde. Dokumentationsgrundlaget skal være struktureret pr. artikel, ikke spredt i indbakker.
3. Kontrollér, før I sender. Er den indgående dokumentation komplet? Stemmer artikelnumrene?
4. Gem svaret. Den næste kunde, der spørger, får samme dokumentationsgrundlag, opdateret efter behov.
Det gør en forskel i praksis
- Spærre mod ufuldstændige svar. I PPWR-portalen fra CO2check genereres der ikke en udgående DoC, hvis indgående dokumentation mangler.
- To output. DoC og teknisk specifikation i standardformat eller avanceret format.
- Leverandørerne udfører arbejdet ved kilden. De uploader selv deres dokumenter pr. artikel.
- Markering af mangler. I ser med det samme, hvilke artikelnumre der ikke findes.
Christer Nöjd AB beskriver, at det gør dem i stand til at ”levere korrekt dokumentation til vores kunder”. Læs kundecasen.
Næste skridt
Tag den seneste kundeforespørgsel, I modtog, og mål: Hvor lang tid tog det fra mail til svar, og hvor mange personer var involveret? Det er jeres udgangspunkt og jeres business case. Se, hvordan PPWR-løsningen fungerer.