Vaatimukset tulevat asiakkaalta, eivät laista
Monille yrityksille ensimmäinen PPWR-vaatimus ei ole pykälä. Se on sähköposti asiakkaalta, tuotemerkin omistajalta, ketjulta tai tarjouskilpailun yhteydessä: ”Lähettäkää tuotteen X vaatimustenmukaisuusvakuutus ja tekninen erittely viimeistään perjantaina.”
Kolme tilannetta ovat erityisen yleisiä:
- Private label- ja sopimusvalmistajat, jotka toimittavat tuotteita brändiasiakkaille, joiden on itse vastattava omasta DoC-asiakirjastaan.
- Valmistajat, jotka myyvät ketjuille useissa maissa, joissa ketjulla on omat merkintä- ja dokumentaatiovaatimuksensa.
- Toimittajat, jotka ovat voittaneet julkisia tarjouskilpailuja tai osallistuvat niihin ja joiden on esitettävä dokumentaatio tarjouksessa. Katso ilmastotiedot julkisissa hankinnoissa.
Kaikissa kolmessa tapauksessa tahdin määrää joku muu.
Miksi tilanne aiheuttaa stressiä
- Tausta-aineisto on toimittajillanne, ei teillä.
- Sama kysymys tulee viideltä asiakkaalta viidessä eri muodossa.
- Kukaan ei tiedä, mikä asiakirjan versio on voimassa.
- Vastaus rakennetaan joka kerta alusta.
Uudelleenkäytettävä vastaus: neljä vaihetta
1. Jäsennä pyyntö. Mitä tuotetta, roolia ja asiakirjaa pyyntö koskee?
2. Hae yhdestä lähteestä. Tausta-aineiston tulee olla järjestettynä tuotekohtaisesti, ei hajallaan sähköpostilaatikoissa.
3. Tarkista ennen lähettämistä. Onko saapunut tausta-aineisto täydellinen? Täsmäävätkö tuotenumerot?
4. Tallenna vastaus. Seuraava kysyvä asiakas saa saman aineiston, tarvittaessa päivitettynä.
Nämä asiat vaikuttavat käytännössä
- Puutteellisten vastausten esto. CO2check-palvelun PPWR-portaalissa ei luoda lähtevää DoC-asiakirjaa, jos saapuvaa dokumentaatiota puuttuu.
- Kaksi tulostetta. DoC ja tekninen erittely joko vakiomuodossa tai laajennetussa muodossa.
- Toimittajat tekevät työn tiedon lähteellä. Ne lataavat itse asiakirjansa tuotekohtaisesti.
- Puutteiden merkintä. Näette heti, mitä tuotenumeroita ei löydy.
Christer Nöjd AB kertoo, että tämän ansiosta he voivat ”toimittaa asiakkaillemme oikeat asiakirjat”. Lue asiakastarina.
Seuraava vaihe
Ottakaa viimeisin saamanne asiakaspyyntö ja mitatkaa: kuinka kauan kesti sähköpostista vastaukseen ja kuinka monta henkilöä oli mukana? Se on lähtötilanteenne ja liiketoimintaperustelunne. Katso, miten PPWR-ratkaisu toimii.