Kravene kommer fra kunden, ikke fra loven
For mange bedrifter er det første PPWR-kravet ikke en paragraf. Det er en e-post fra en kunde, en merkevareeier, en kjede eller i forbindelse med en anbudskonkurranse: «Send samsvarserklæringen og den tekniske spesifikasjonen deres for artikkel X senest fredag.»
Tre situasjoner er særlig vanlige:
- Produsenter av egne merkevarer og kontraktsprodusenter som leverer til merkevarekunder som selv skal stå for sin DoC.
- Produsenter som selger til kjeder i flere land, der kjeden har egne krav til merking og dokumentasjon.
- Leverandører som har vunnet eller deltar i offentlige anbudskonkurranser, og som må legge frem dokumentasjon i tilbudet. Se klimadata i offentlige anskaffelser.
I alle tre tilfellene er det noen andre som setter tempoet.
Hvorfor det blir stressende
- Dokumentasjonsgrunnlaget ligger hos leverandørene deres, ikke hos dere.
- Det samme spørsmålet kommer fra fem kunder i fem forskjellige formater.
- Ingen vet hvilken versjon av dokumentet som gjelder.
- Svaret bygges fra bunnen av hver gang.
Et svar som kan gjenbrukes: fire trinn
1. Sorter forespørselen. Hvilken artikkel, hvilken rolle og hvilket dokument gjelder den?
2. Hent fra én kilde. Dokumentasjonsgrunnlaget skal være strukturert per artikkel, ikke spredt i innbokser.
3. Kontroller før dere sender. Er den inngående dokumentasjonen komplett? Stemmer artikkelnumrene?
4. Lagre svaret. Den neste kunden som spør, får samme dokumentasjonsgrunnlag, oppdatert ved behov.
Dette gjør en forskjell i praksis
- Sperre mot ufullstendige svar. I PPWR-portalen fra CO2check genereres ikke utgående DoC hvis inngående dokumentasjon mangler.
- To utdata. DoC og teknisk spesifikasjon, i standardformat eller avansert format.
- Leverandørene gjør jobben ved kilden. De laster selv opp dokumentene sine per artikkel.
- Markering av mangler. Dere ser straks hvilke artikkelnumre som ikke blir funnet.
Christer Nöjd AB beskriver at dette gjør at de kan «levere korrekt dokumentasjon til kundene våre». Les kundecasen.
Neste steg
Ta den siste kundeforespørselen dere fikk, og mål: Hvor lang tid tok det fra e-post til svar, og hvor mange personer var involvert? Det er utgangspunktet deres og deres business case. Se hvordan PPWR-løsningen fungerer.