Ongelma: sama kysymys, kaksikymmentä toimittajaa, kaksikymmentä vastausta
PPWR tekee toimittajatiedoista oikeudellisen kysymyksen. Valmistaja vastaa DoC:sta ja teknisistä asiakirjoista, ja niiden pohjana olevat tiedot tulevat suurelta osin toimittajilta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yksi ja sama yritys lähettää suunnilleen saman pyynnön monille toimittajille ja saa vastaukset eri muodoissa, eri tarkkuustasoilla ja eri aikoina.
Kyse ei ole tiedon puutteesta. Kyse on prosessiongelmasta.
Periaate: kerää kerran, käytä monta kertaa
Ajatus on yksinkertainen. Jokainen pakkausta, materiaalia tai vakuutusta koskeva tieto tulee kerätä kerran, jäsennellyssä muodossa, minkä jälkeen sitä voidaan käyttää siellä, missä sitä tarvitaan: DoC:ssa, teknisissä asiakirjoissa, asiakasvaatimuksiin vastaamisessa ja raportoinnissa.
Toimittajalle tämä tarkoittaa, että tiedostojen lataamisesta tulee selkeä, toistuva tehtävä sen sijaan, että joka kerta saapuisi uusi sähköpostipyyntö. Asiakkaalle se tarkoittaa, että tiedot ovat yhdessä paikassa, yhdistettyinä oikeaan nimikkeeseen.
Toimivan toimittajaprosessin neljä rakennuspalikkaa
1. Matala aloituskynnys toimittajalle. Omat kirjautumistunnukset, selkeä luettelo puuttuvista tiedoista ja tiedostojen lataaminen vetämällä ja pudottamalla.
2. Rakenne alusta alkaen. Asiakirjat yhdistetään nimikenumeroihin ja toimittajan nimikenumeroihin, ja poikkeamat merkitään heti.
3. Suojaavat estot. DoC:ta ei lähetetä eteenpäin, jos sen pohjaksi tarvittava aineisto puuttuu.
4. Jäljitettävä tapahtumaketju. Kuka latasi mitä, milloin ja mikä versio on voimassa?
Miltä tämä näyttää käytännössä
Christer Nöjd AB käyttää CO2check-palvelun PPWR-portaalia juuri tähän. Operatiivinen johtaja Jens Nyqvist kertoo, että CO2check on auttanut heitä ”hallitsemaan ja jäsentämään toimittajiemme DoC- ja TDS-asiakirjoja”, mikä on tehostanut hallinnollista työtä. Lue koko asiakastarina.
Mihin olemme menossa
Tavoitteenamme on, että toimittajat voivat käyttää jäsenneltyjä tietojaan uudelleen useampien asiakkaiden kanssa, jolloin tiedot kulkevat heidän mukanaan sen sijaan, että ne kerättäisiin joka kerta uudelleen. Tämä on suunta, ei asia, jonka väitämme olevan jo nykyään todistettu laajassa mittakaavassa. Sen tiedämme, että prosessi helpottuu kaikille osapuolille, kun tiedonkeruu on jäsenneltyä alusta alkaen.
Näin pääset alkuun
Aloita listaamalla kymmenen tärkeintä toimittajaanne ja ne kolme asiakirjaa, jotka teiltä useimmiten puuttuvat. Tämä muodostaa pohjan ensimmäiselle pilottiprosessille. Katso, miten PPWR-ratkaisu toimii.